Ochrona sygnalistów w pracy – jak zgłosić nieprawidłowości w firmie?

Sygnaliści czyli osoby zgłaszające nieprawidłowości lub naruszenia w miejscu pracy mają ważną rolę w zapewnieniu przejrzystości i uczciwości działania firm oraz instytucji. W Polsce ochrona sygnalistów została uregulowana Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która wprowadza nowe standardy i obowiązki dla pracodawców w zakresie zapewnienia bezpiecznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości. W artykule przedstawimy dla Was kim są sygnaliści, jakie są zasady ich ochrony, a także jak firmy mogą i powinny przygotować się na nowe wymagania prawne

Kim jest sygnalista?

Sygnalista często nazywany również “whistleblowerem” to osoba, która zgłasza nieprawidłowości, nadużycia lub naruszenia prawa w miejscu pracy. Mogą to być pracownicy, współpracownicy, a nawet osoby trzecie, które w jakikolwiek sposób związane są z daną organizacją. Sygnaliści często podejmują działania, mające na celu ujawnienie przestępstw, naruszeń etycznych lub innych działań, które mogą mieć negatywny wpływ na interesy publiczne lub prywatne. Zgłaszane przez nich problemy mogą dotyczyć korupcji, oszustw, mobbingu, nadużyć władzy czy nieprawidłowego zarządzania finansami.

Nowe przepisy w Polsce dotyczące ochrony sygnalistów

Aktualnym aktem prawnym regulującym kwestie ochrony sygnalistów w Polsce jest Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, która wejdzie w życie 25 września 2024 roku. Nowa ustawa nakłada na pracodawców, zarówno z sektora prywatnego jak i publicznego obowiązek wdrożenia procedur umożliwiających bezpieczne i poufne zgłaszanie nieprawidłowości. Ustawa obejmuje wszystkie podmioty, dla których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, pracuje co najmniej 50 osób, przy czym liczba ta obejmuje zarówno pełne etaty, jak i osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy.

Wspomagającym aktem prawnym jest także dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. dotycząca ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Dyrektywa ta ustanawia minimalne standardy ochrony sygnalistów w całej Unii Europejskiej zapewniając, że osoby zgłaszające naruszenia prawa są chronione przed represjami i mają dostęp do odpowiednich mechanizmów wsparcia.

Jak zgłaszać nieprawidłowości w firmie?

Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawcy są zobowiązani do wprowadzenia wewnętrznych procedur zgłaszania nieprawidłowości. Procedury te muszą być przejrzyste i łatwo dostępne dla wszystkich pracowników oraz innych osób świadczących pracę na rzecz firmy. W praktyce oznacza to, że każda organizacja musi stworzyć odpowiednie narzędzia i systemy ochrony umożliwiające bezpieczne i anonimowe zgłaszanie problemów.

Oto kilka kroków, które firmy muszą podjąć, aby spełnić wymagania ustawy.

• Stworzenie procedur zgłaszania nieprawidłowości: Każda firma powinna opracować wewnętrzne regulacje określające sposób zgłaszania nieprawidłowości, odpowiedzialność za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń oraz zasady ochrony sygnalistów przed represjami.

• Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za procedurę zgłaszania: Ustawa wymaga, aby każda firma wyznaczyła osobę lub zespół odpowiedzialny za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń. Osoba ta powinna posiadać odpowiednie kompetencje oraz być odpowiedzialna za zachowanie poufności i anonimowości zgłaszającego.

• Zapewnienie odpowiednich kanałów zgłoszeń: Pracodawcy muszą udostępnić różnorodne kanały zgłoszeń, takie jak specjalne linie telefoniczne, dedykowane adresy e-mail, a także narzędzia informatyczne. Ważne jest, aby zapewnić możliwość dokonywania zgłoszeń zarówno w formie anonimowej jak i jawnej, w zależności od preferencji sygnalisty.

• Szkolenia i kampanie informacyjne: Pracodawcy powinni regularnie szkolić pracowników na temat procedur zgłaszania nieprawidłowości oraz ich praw jako sygnalistów. Dobrą praktyką są również kampanie informacyjne promujące świadomość na temat korzyści płynących ze zgłaszania nieprawidłowości.

• System ochrony sygnalistów: Ważnym elementem jest zapewnienie realnej ochrony sygnalistów przed wszelkimi formami represji, takimi jak zwolnienie z pracy, degradowanie, mobbing czy inne formy dyskryminacji. Ochrona ta powinna obejmować także wsparcie psychologiczne oraz prawne.

Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów

Nieprzestrzeganie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla firm. Pracodawcy którzy nie wdrożą odpowiednich procedur lub naruszą prawa sygnalistów z tego powodu, narażają się na kary administracyjne. Ustawa przewiduje szeroki katalog kar, które obejmują m.in. grzywny bez ścisłego określenia zasad jej nakładania do 45 000 zł, a w skrajnych przypadkach, zgodnie z Kodeksem Karnym, grzywna może wynieść nawet ponad milion złotych.

Dodatkowo za uporczywe działania odwetowe względem sygnalistów, takie jak mobbing, zwolnienie z pracy lub inne formy represji, osoba odpowiedzialna może podlegać karze ograniczenia wolności, a nawet pozbawienia wolności do lat 3.

Jak aplikacje wspierają ochronę sygnalistów?

W dobie nowoczesnych technologii coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie dedykowanych narzędzi informatycznych, które ułatwiają zgłaszanie nieprawidłowości i zapewniają anonimowość sygnalistom. Jednym z takich rozwiązań jest aplikacja GoWhistle która oferuje kompleksowy system zarządzania zgłoszeniami. Aplikacja ta pozwala na bezpieczne i anonimowe zgłaszanie nieprawidłowości, automatyczne przydzielanie zgłoszeń do odpowiednich osób oraz śledzenie statusu zgłoszeń. Dzięki takiemu rozwiązaniu firmy mogą lepiej chronić sygnalistów, spełniając jednocześnie wymagania prawne i minimalizując ryzyko związane z nieprzestrzeganiem przepisów – bez samodzielnego budowania systemu. Koniecznie sprawdź na GoWhistle jak to działa!

Ochrona sygnalistów to nie tylko wymóg prawny, ale również element budowania kultury zaufania i transparentności w organizacji. Wprowadzenie odpowiednich procedur i narzędzi do zgłaszania nieprawidłowości nie tylko chroni sygnalistów, ale także pomaga firmom w szybszym reagowaniu na potencjalne problemy, co może zapobiec poważnym konsekwencjom prawnym i reputacyjnym. W dobie rosnących wymagań prawnych i oczekiwań społecznych firmy powinny aktywnie inwestować w rozwiązania, które wspierają ochronę sygnalistów, aby zapewnić zgodność z przepisami i promować etyczne postępowanie.