Jak niszczyć dokumenty, by dane były bezpieczne?

Kwestię bezpieczeństwa w procesie niszczenia dokumentów należy rozpatrywać na kilku płaszczyznach. Wbrew pozorom odpowiednie zabezpieczenia wdrażamy na każdym etapie, dbając o to, aby nie doszło do wycieku danych chronionych prawnie. Jak prawidłowo niszczyć dokumenty?

Transport dokumentów – jak zrobić to poprawnie?

Dokumenty najczęściej nie są niszczone w siedzibie firmy, głównie ze względu na brak dostępu do specjalistycznych urządzeń. Dlatego też trzeba przetransportować je do miejsca docelowego, czyli siedziby przedsiębiorstwa zajmującego się utylizacją dokumentacji. W kontekście transportu dbamy o zabezpieczenie papierów – powinny zostać odpowiednio posegregowane, a następnie umieszczone w pojemnikach, do których osoby postronne nie będą miały dostępu. Kierowca musi zostać pouczony o odpowiedzialności za ładunek, jaki przewozi. Powinien wiedzieć, jakiego rodzaju dokumenty znajdują się środku oraz jak należy się z nimi obchodzić.

Jak powinna wyglądać procedura niszczenia dokumentów?

Bezpieczne niszczenie dokumentów musi odbywać się w taki sposób, aby nie doszło do wycieku danych chronionych prawnie. Procedurę przeprowadzają więc zaufani pracownicy, którzy posiadają odpowiednią wiedzę i doświadczenie w tym zakresie. Bardzo istotne jest zastosowanie specjalnego sprzętu – nie są to tradycyjne niszczarki biurowe, które produkują ścinki o zbyt dużych wymiarach. Urządzenia muszą spełniać międzynarodowe normy, w tym normę DIN 66399. Więcej o sposobach niszczenia dokumentów, a konkretnie nośników danch można dowiedzieć się na stornie: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/kielce/. Oferta skierowana jest do firm działających w Kielcach oraz okolicach.

Co zrobić ze ścinkami i nośnikami danych?

Wydaje się, że bezpieczne niszczenie dokumentów można zakończyć wraz z umieszczeniem ich w specjalnym urządzeniu. Niestety, w tym procesie powstają produkty uboczne – są to przede wszystkim ścinki papieru. Należy zutylizować je w taki sposób, aby nie szkodzić środowisku naturalnemu. Na szczęście w kwestii bezpieczeństwa nie musimy się niczym martwić. Jeśli wybraliśmy odpowiednie urządzenie niszczące, możemy być pewni, że dane nie zostaną odtworzone. Podobnie wygląda kwestia utylizacji nośników danych. Tutaj najważniejszym elementem w kontekście zabezpieczenia jest demagnetyzacja.

Dlaczego dane zawarte w dokumentach trzeba zabezpieczyć?

Zabezpieczenie danych zawartych w dokumentach firmowych to obowiązek wynikający z obowiązujących przepisów. Przedsiębiorcy, którzy go nie wypełniają, narażają się na:

• karę pieniężną,

• odpowiedzialność karną,

• utratę zaufania wśród kontrahentów,

• rozwiązanie współpracy z kluczowymi partnerami biznesowymi.

Jeśli bezpieczne niszczenie dokumentów to temat, który budzi kontrowersje w firmie, warto skorzystać z usług outsourcingowych w tym zakresie. Oferta dla miasta Sandomierz dostępna jest na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/sandomierz/. Prawo dopuszcza takie rozwiązanie – nie jest istotne, kto niszczy dokumenty, lecz aby nie doszło do wycieku danych.