Czy warto przekształcić spółkę cywilną w spółkę z o.o.?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością od lat stanowi jedną z najczęściej wybieranych form prowadzenia działalności gospodarczej. Nic więc dziwnego, że wielu przedsiębiorców rozważa przekształcenie spółki cywilnej właśnie w spółkę z o.o.

Fot. mat. reklamodawcy

Warto pamiętać, że taka zmiana niesie ze sobą daleko idące konsekwencje. Spółka kapitałowa jest bowiem samodzielną osobą prawną. Poza tym jej prowadzenie wiąże się z wieloma formalnościami. W jakich sytuacjach warto przekształcić spółkę cywilną w spółkę z o.o.?

Konsekwencje przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o.

W wyniku przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością dochodzi do tzw. sukcesji praw i obowiązków. W efekcie spółce z o.o. przysługują wszelkie prawa i obowiązki, które dotyczyły spółki prowadzonej w formie spółki cywilnej.

Nie trzeba więc podpisywać nowych umów z pracownikami, kontrahentami, aneksów, koncesji, uprawnień i licencji (chyba że ustawa lub decyzja stanowią inaczej). Kontynuacja obejmuje też kwestie prawno-podatkowe, numery NIP oraz REGON. Jednocześnie obowiązki prawa sp. cywilnej nie są kontynuowane w przypadku spółki z o.o., gdy jest to prawnie niemożliwe, np. nie można opodatkować spółki kapitałowej podatkiem PIT, ponieważ jest objęta podatkiem CIT.

Dlaczego warto przekształcić spółkę cywilną w spółkę z o.o.?

Przede wszystkim za zobowiązania spółki odpowiada najpierw spółka, a następnie członkowie zarządu – i to tylko wtedy, gdy dojdzie do spełnienia konkretnych przesłanek (np. niedopełnienia obowiązku złożenia wniosku o upadłość w terminie, gdy doszło do niewypłacalności spółki). Oznacza to, że wspólnicy są całkowicie bezpieczni, gdyż nie odpowiadają za długi spółki.

Natomiast w spółce cywilnej to wspólnicy odpowiadają za długi i nie mogą w żaden sposób ograniczyć swojej odpowiedzialności. W tym przypadku sp. z o.o. jest więc zdecydowanie korzystniejszą formą.

Inne cechy i zalety spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to:

• Dokapitalizowanie spółki z o.o. – podczas gdy spółka cywilna musiałaby pozyskiwać finansowanie np. zawierając umowy pożyczki z inwestorami, sp. z o.o. daje możliwość łatwego wprowadzenia inwestora jako wspólnika na określonych zasadach. Finansowanie odbywa się więc np. przez wniesienie wkładów pieniężnych lub aportów. Ponadto spółka z o.o. jako samodzielny podmiot ułatwia zawieranie umów z inwestorami, przez co chętniej nawiązują z nią współpracę.
• Możliwość przeniesienia udziałów na osobę trzecią – w sp. cywilnej nie można przekazać działalności na osobę trzecią, gdyż nie jest ona spółką prawa handlowego. W spółce z o.o. nie ma takiego problemu – można przenieść na kogoś udziały w drodze darowizny lub umowy sprzedaży.
• Podatki i brak ZUS – wadą spółki z o.o. jest fakt podwójnego opodatkowania: CIT (dochód spółki) oraz PIT (udziały wspólnika przy wypłacie dywidendy). Mimo to można skutecznie je zminimalizować, tworząc koszty, które ograniczą podstawy opodatkowania. Druga metoda to zmiany osobowe, np. w zakresie mianowania członków zarządu oraz wypłaty wynagrodzeń tym sposobem. Poza tym jeśli sp. z o.o. nie jest jednoosobowa i nie ma tylko jednego wspólnika, to wspólnicy nie mają obowiązku płatności składek ZUS. Warto wspomnieć, że istnieje też możliwość skorzystania z tzw. estońskiego CIT-u, w ramach którego obowiązek podatkowy w CIT nie powstaje do momentu, w którym wypracowany przez spółkę zysk jest reinwestowany. 
• Niski kapitał zakładowy – łatwość założenia spółki z o.o. wynika też z tego, że wymagany kapitał  zakładowy wynosi jedynie 5 tysięcy złotych.
• Możliwość założenia jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – jeśli ktoś chce prowadzić działalność jednoosobową w formie spółki, nie musi szukać wspólników.
• Optymalna forma działalności w procesie transakcyjnym – spółka z o.o. pozwala na łatwą sprzedaż części udziałów posiadanych przez wspólnika. Z kolei sama jej konstrukcja umożliwia bezproblemowe przejęcie kontroli nad spółką przez inwestora. Sprzedaż udziałów nie wywiera też negatywnego wpływu na spółkę – wciąż pozostaje ona stroną wszystkich zawartych dotychczas umów, udzielonych koncesji i pozwoleń.

Kiedy nie można przekształcić spółki cywilnej w sp. z o.o.?

Choć samo przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest zbyt drogą i czasochłonną operacją, powinniśmy sprawdzić, czy faktycznie mamy taką możliwość.

Trzeba uwzględnić chociażby to, że podczas przekształcenia mogą pojawić się pewne opłaty dodatkowe (np. za zmianę danych w księgach wieczystych). Kolejnym potencjalnym utrudnieniem są umowy zawarte z kontrahentami, w których zastrzeżono zgodę kontrahenta na zmianę formy prawnej.

Dlatego zanim przejdziemy do przekształcenia, warto przeanalizować swoją sytuację prawną i finansową. W tym celu najlepiej skorzystać z usług kancelarii prawnej, która przeprowadzi niezbędne procedury compliance.

Tryb uproszczony i pełny przekształcenia spółki cywilnej w z o.o.

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. może przebiegać w trybie uproszczonym lub pełnym.

Najczęściej wdraża się tryb uproszczony. Jest on stosowany w sytuacji modelowej, gdy wspólnicy nie zmieniają umowy spółki cywilnej pod kątem podmiotów upoważnionych do reprezentowania i prowadzenia spraw spółki.

W przypadku uproszczonego trybu przekształcenia stosuje się przepisy o trybie pełnym. Natomiast uproszczenie polega na tym, że przekształcenie jest szybsze i mniej sformalizowanie, gdyż:

• wspólnicy nie muszą sporządzać planu przekształcenia wraz z załącznikami,
• nie trzeba stosować procedur związanych z wglądem wspólników w dokumentację spółki,
• nie ma obowiązku zawiadomienia wspólników o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu (ponieważ wszyscy wyrazili już na to zgodę).

Tryb pełny stosuje się w wyjątkowych sytuacjach, w których nie wszyscy wspólnicy mają prawo do prowadzenia spraw spółki. Występuje więc wtedy, gdy umowa spółki cywilnej została zmodyfkiwana w stosunku do wzorca zawartego w kodeksie. W trybie pełnym wymaga się przygotowania szczegółowego planu przekształcenia (jego składniki i załączniki uwzględnia art. 558 k.s.h.), podjęcia uchwały w sprawie przekształcenia z zachowaniem formy aktu notarialnego, a także zawarcia umowy spółki docelowej.

Na koniec należy złożyć wniosek do sądu rejestrowego o wpis do KRS (za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych – PRS). Po uzyskaniu wpisu spółka zyskuje osobowość prawną, a wspólnicy spółki cywilnej składają wniosek o wykreślenie sp. cywilnej z rejestru.

Koszty przekształcenia spółki cywilnej w sp. z o.o.

W koszty przekształcenia w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością należy wliczyć: opłatę sądową w wys. 600 zł, taksę notarialną (zależną od wysokości kapitału zakładowego), koszt przygotowania sprawozdania finansowego, podatek od czynności cywilnoprawnych (0,5 % kapitału zakładowego – wyjątkiem jest sytuacja, w której kapitał spółki z o.o. odpowiada wkładom wniesionym uprzednio do spółki cywilnej i opodatkowanym PCC), a także koszt obsługi kancelarii prawnej w procesie przekształcenia (kilka tysięcy złotych, w zależności m.in. od poziomu skomplikowania sprawy czy liczby wspólników).

Chcesz przekształcić spółkę cywilną w spółkę z o.o.? Uważaj na te błędy

Jak widać, istnieje wiele powodów, dla których warto przekształcić spółkę cywilną w spółkę z o.o. Z pozoru procedura przekształcenia nie jest zbyt kosztowna ani skomplikowana. Mimo to w swojej praktyce zauważyliśmy pewne błędy przy jej wdrażaniu, które nagminnie się powtarzają.

Najważniejszy z nich to brak analizy zawartych umów, treści pozyskanych pozwoleń i licencji, czy pism dotyczących funduszy unijnych. A niektóre z nich uwzględniają obowiązek poinformowania kontrahenta o zmianie formy prawnej. Jeśli tego nie uwzględnimy, może dojść nawet do zerwania umowy.

Inne często popełniane błędy to:

• Brak wcześniejszej analizy skutków przekształcenia – należy przeanalizować sytuację podmiotu po przekształceniu i ustalić konsekwencje podatkowe, aby wiedzieć, czy przekształcenie rzeczywiście się opłaci – w tym celu najlepiej skorzystać z pomocy doradcy podatkowego lub doświadczonej kancelarii prawnej;
• Braki w opisach wkładów wniesionych do spółki w umowie spółki z o.o. (przekształconej), m.in. nieuwzględnienie informacji o pochodzeniu wkładów oraz dat ich wniesienia;
• Brak wskazania dnia dokonania wpisu, co skutkuje problemami natury księgowej i podatkowej, zwłaszcza gdy data wpisu wypada w środku miesiąca (zawsze radzimy, aby był to początek miesiąca);
• Brak sprawdzenia wpisu w KRS – po przekształceniu trzeba koniecznie sprawdzić, czy wpis w elektronicznej wersji KRS został dokonany, a następnie zaktualizować dane firmy, posługiwać się stosownymi oznaczeniami i prowadzić działalność w nowej, przekształconej formie.

Artykuł sponsorowany